Ręczne rozliczenie transakcji bankowej z wieloma fakturami KSeF

Kiedy warto użyć ręcznego rozliczenia?

• Klient opłacił kilka faktur jednym przelewem zbiorczym
• Kontrahent zapłacił kwotę wyższą niż faktura (nadpłata)
• Wpłata była niższa niż faktura (niedopłata)
• W tytule przelewu nie ma numeru faktury, więc auto-parowanie nie zadziałało
• Faktura była już częściowo rozliczona inną transakcją
• Chcesz ręcznie powiązać kompensatę lub zapłatę „zgodnie z instrukcją"

Jak to zrobić krok po kroku?

1. Otwórz historię operacji bankowych
   Przejdź do zakładki Bank → Historia Operacji. Znajdź transakcję, którą chcesz rozliczyć. Pomocne są filtry (rok, miesiąc, kategoria, status rozliczenia) oraz wyszukiwarka.
2. Kliknij „🔗 Rozlicz"
   Przy wybranej transakcji kliknij przycisk Rozlicz. Otworzy się okno z listą nieopłaconych faktur zakupowych i sprzedażowych.
3. Zaznacz faktury do rozliczenia
   Możesz zaznaczyć jedną lub wiele faktur. Każde kliknięcie w kafelek faktury powoduje jej podświetlenie i dodanie do listy rozliczenia. Użyj wyszukiwarki w modalu, jeśli lista jest długa.
4. Zapisz rozliczenie
   Kliknij Zapisz rozliczenie. System automatycznie:
   • zapisze powiązanie transakcji z fakturami,
   • ustawi datę płatności faktury na datę transakcji bankowej,
   • zmieni status faktur na Zapłacone,
   • wykryje i zapisze nadpłatę lub niedopłatę.

Co się dzieje z nadpłatą lub niedopłatą?

Jeśli suma rozliczonych faktur różni się od kwoty transakcji, system automatycznie zapisuje różnicę w zakładce Nadpłaty:

• Nadpłata – kwota, którą można wykorzystać przy kolejnych fakturach lub zwrócić kontrahentowi.
• Niedopłata – kwota, którą kontrahent powinien jeszcze dopłacić.

Dzięki temu nie musisz ręcznie pilnować salda – system prowadzi pełną historię nadpłat i niedopłat dla każdego kontrahenta.

Jak zweryfikować poprawność rozliczenia?

Po zapisaniu rozliczenia w tabeli transakcji zobaczysz:

• Status Rozliczone przy transakcji,
• Listę powiązanych faktur (po najechaniu na status),
• Kwotę – sumę faktycznie rozliczonych faktur.

W zakładce Rozliczenia zobaczysz osobne wpisy dla każdej nadpłaty lub niedopłaty, z możliwością dalszego rozliczenia.

Krótki przykład z życia firmy

Scenariusz: Klient przesłał jeden przelew 1 200 zł na poczet trzech faktur z KSeF:

• FV 101/2025 – 500 zł
• FV 102/2025 – 400 zł
• FV 103/2025 – 350 zł

Suma faktur: 1 250 zł. Klient zapłacił 1 200 zł.

Co robi system: przy rozliczeniu zaznaczasz trzy faktury, a system zapisuje niedopłatę 50 zł. W zakładce Nadpłaty pojawia się wpis z kwotą 50 zł do dopłaty, a faktury zyskują status Zapłacone.